Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Asuntomesta Oy LKV (1951733-3)
Valtakatu 38, 53100 Lappeenranta
Vastaava hoitaja ja rekisterin hallinnoija:
Ulla Hartikainen
p. 044 7979 160, ulla.hartikainen@asuntomesta.fi

Rekisterin nimi
Asuntomesta Oy LKV:n asiakasrekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus
Kiinteistönvälitysliikkeen asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenpitoon, tiedotukseen, laskutukseen, suoramarkkinointiin sekä tietojen tallentamiseen välitysliikkeen kiinteistönvälitysjärjestelmään ja lain vaatimiin arkistoihin.

Kuvaus henkilötiedoista, joita rekisteriin kerätään ja ylläpidetään
Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
-Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, työnantajan nimi ja yhteystiedot, asuinmaa, kansalaisuus
-Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
-Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten hankitut palvelut, asiakaskontaktihistoria, palvelun myyjätiedot
-Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
-Henkilötunnus luotettavaa tunnistamista, sähköistä allekirjoitusta ja luotonvalvontaa varten

Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset
Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät rekisterin sisältämien tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan.

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) 3 luvun 3 §:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaa saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteensopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

Rekisterin suojaus ja turvatoimet
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterinkäyttöä ja sisäänkirjautumista valvotaan.

Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot, kuten hakemukset, käsin täytetyt toimeksiantosopimukset, selostusliitteet, muistivihot, kalenterit ja mahdolliset kopiot säilytetään lukituissa tiloissa. Rekisterin käyttöoikeudet on rajattu henkilöihin, joiden tulee päästä rekisterin sisältämiin tietoihin voidakseen hoitaa työtehtäviään tai rekisterin käsittelytarkoituksia.

Tietojen luovutus
Asuntomesta voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoitettavissa rajoissa.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita Asuntomestan ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla, joista niitä käsitellään muun muassa teknisen käyttöyhteyden avulla. Asuntomesta voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

Tietojen saaminen, käsittely ja poisto
Henkilö antaa suostumuksensa asiakasrekisteriin liittymisestä netissä tai muulla tavalla, joka kirjataan ylös todentamista varten. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu sekä vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai tietojen poistamista pois lukien lain vaatimat, välitystoimintaan välittömästi tai välillisesti liittyvät, säilyttämistä edellyttävät henkilötiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna Asuntomestan vastaavalle hoitajalle. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Tietojen säilyttämisaika
Toimeksiantojen tietoja, asiakirjoja sekä niihin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä toimeksiantoon liittyvien, lainsäädäntöön ja hyvään välitystapaan perustuvien velvoitteiden ja vastuukysymysten vuoksi.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi.

Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta ( Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017 4 §).

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei ole enää tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

Nettisivujen tietoturvakäytäntö

Evästeet
Nettisivuilla käytetään evästeitä parantamaan asiakaskokemusta ja keräämään tilastotietoa kävijöistä, jotta palveluita ja markkinointia voidaan paremmin kohdentaa. Evästeet ovat yleisiä Google Analyticsin ja vastaavien analytiikkapalveluiden evästeitä, joissa ei esiinny henkilöä selvästi yksilöivää henkilötietoa. Evästeissä ja analytiikkapalveluihin tallentuvia tietoja ovat tietokoneen IP-osoite, selaimen versiotiedot, Asuntomesta Oy LKV:n nettisivuilla tehty selauskäyttäytyminen ja vastaavat, joista muodostetaan yleistä tilastotietoa palvelun tason seurantaan ja parantamiseen asiakkaiden eduksi.

Käyttämällä nettisivuja sivukävijä suostuu evästetiedon tallennukseen. Jos evästekäytäntöä ei hyväksytä henkilö voi halutessaan ottaa evästeet pois käytöstä nettisivuilla oman selaimensa asetusten kautta tai lopettaa sivujen selaamisen.